أداة القياس KPI تلعب دوراً هاماً في تعزيز إدارة الأداء العام للمؤسسة وتحقيق الأهداف المحددة. حيث تساهم في تحسين الاتجاهات التشغيلية والاستراتيجية، وتعزز التركيز والشفافية في العمل، و تدعم تحقيق النجاح. بالإضافة إلى ذلك تساهم أداة أداة القياس KPI في تحفيز الموظفين و تعزيز رضاهم الوظيفي، حيث يتم الاعتراف والمكافأة على الأداء المتفوق وتوفير فرص التطوير والترقية بناء على تحقيق الأهداف المحددة.
في هذا المقال، سنبرز ماهية أداة أداء القياس KPI وأثره على الموظفين.
ما هو مؤشر الأداء الرئيسي أداة القياس KPI
مؤشر الأداء الرئيسية (أداة القياس KPI)، وهو مقياس قابل للقياس يستخدم لتتبع التقدم نحو وجهة أو هدف محدد. حيث تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية المؤسسات على تحديد نقاط القوة والضعف واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وتحسين الآداء. تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية كل مجال من مجالات الأعمال على المضي قدماً على المستوى الاستراتيجي. تعد مؤشرات الأداء الرئيسية مقاييس دقيقة وغير متحيزة للنجاح، تتيح لك مؤشرات الأداء الرئيسية أداة القياس KPI نجاح حملات وأساليب عمل محددة أو فشلها حتى تتمكن باستمرار من تحسين تلك الأفكار والمضي قدمًا بها.
ما هي أنواع مؤشرات الأداء؟
- مؤشرات كمية
- مؤشرات تطبيقية
- مؤشرات توجيهية
- مؤشرات عملية
بعد أن تعرفت على المفهوم الأساسي لـ أداة القياس KPI، عليك أن تتعرف على طريقة إعداد مقاييس الأداء الأساسية، في البداية ينبغي أن تكون مؤشرات الأداء تقييم الوضع فريدة وملائمة للنشاط التجاري الخاص بك، وعندما تبدأ في تحديد أهداف الأداء الرئيسية، عليك أن تضع في اعتبارك المعلومات ذات الصلة بالنشاط التجاري.
مثال عن أداة القياس KPI يتعلق بالشركات
- فمثلاَ تريد أن تحقق شركتك زيادة على الأرباح 25 ألف دولار خلال شهرين.
يعتبر هذا المؤشر جيدًا للغاية، ذلك لأنه تم تحديد المبلغ الذي ينبغي أن يتم زيادته في أرباح الشركة، كما تم تحديد المدة الزمنية التي ينبغي أن يتم زيادة ذلك المبلغ خلالها، كما أن الهدف قابلٌ بالفعل للتحقيق، ويمكن تتبعه وقياسه.
لذلك لإعداد استراتيجية مؤشرات الأداء الرئيسية أداة القياس KPI، و كتابتها بطريقةٍ صحيحة ينبغي عليك أن تحدد أولًا كافة الأهداف التي ترغب في الوصول إليها مع فريق العمل الخاص بك، ومن ثم عليك أن تبدأ في التخطيط لتحقيق تلك الأهداف من خلال وضع خطةٍ تسويقية محكمة باستخدام القنوات التسويقية الملائمة لتحقيق كل هدف.
- هامش ربح النمو: لحساب مالية شركتك خذ إيراداتها الاجمالية و اطرح تكلفة البضائع المباعة فقط. ولكن لا تشمل هذه التكاليف أرقاماً مثل أرقام مصاريف التشغيل أو مدفوعات الفائدة او الضرائب، واقسم هذا الرقم على اجمالي الايرادات فكلما ارتفعت النسبة المئوية كلما كان ذلك أفضل.
- مقاييس حركة الويب: من الضروري معرفة العناصر الفعالة وغير الفعالة على موقع الويب الخاص بك، فهذا يمنحك استخدام أداة القياس KPI بشكل أفضل للتجارب التي يحصل عليها الزوار وكم عدد زوار الموقع:
-حركة المرور الشهرية والسنوية: تظهر أرقام سنة بعد سنة (سنوي) وشهرًا بعد شهر (شهري) التغييرات بين كل إطار زمني. ما الإجراءات التي تفيد أو تؤثر سلبًا على حركة المرور الخاصة بك؟
-الزوار الجدد مقابل الزوار المتكررين، تعد هذه الإحصائية مؤشرًا على مدى جودة إشراك المحتوى الخاص بك قاعدة المستخدمين الخاصة بك. هل يعيدهم إلى الموقع مرة أخرى؟
-مشاركة القناة. ما نسبة إجمالي عدد الزيارات لكل قناة؟ يمكن أن يساعدك فهم كيفية وصول حركة المرور إلى موقعك على تحديد نقاط القوة والضعف.
-متوسط الوقت المستغرق على الصفحة: يشير هذا القياس إلى مدى استيعاب المستخدمين محتواك.
-معدل التحويل: اعتمادًا على نوع المحتوى، يمكن أن يكون معدل التحويل قوي مثل أداة القياس KPI. فهو يقيس النسبة المئوية للزوار الذين يتحولون إلى تحويل. على سبيل المثال، يستقبل موقعك 300 زائر في الشهر؛ يقوم 30 منهم بشراء شيء ما. معدل التحويل الخاص بك هو 30 مقسومًا على 300.
عند قياس مؤشر أداة القياس KPI،جرب استخدام العرض المرئي للبيانات في شكل مخططات ملونة أو رسوم بيانية أو صور للحصول على عرض كامل بزاوية 360 درجة حتى تفهم شكل كامل كيفية أداء مؤشر أداة القياس KPI و كيفية توافقه مع أهدافك.
كيفية تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ( KPI)
يتطلب تحديد مؤشرات الأداء (أداة القياس KPI) بناء خطة منهجية وإستراتيجية لضمان تحقيق أهداف (أداة القياس KPI) بشكل فعال. فيما يلي خطوات لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية:
- تحديد أهدافك الاستراتيجية: قم بتحديد الأهداف الرئيسية للمؤسسة. هذه الأهداف يجب أن تكون محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق)
- تحديد المتغيرات الرئيسية: قم بتحديد المتغيرات الرئيسية التي تساهم في قياس تحقيق هذه الأهداف، يمكن أن تكون هذه المتغيرات عددية أو نسبية . مثل إيرادات المبيعات، عدد العملاء الجدد وغيرها. أن تكون هذه المؤشرات متغيرات كمية (مثل الإيرادات، عدد العملاء)
- تحديد معايير القياس: حدد كيفية قياس كل مؤشر فرعي. هل ستستخدم قياساً كمياً مثل العدد أو النسبة المئوية. احرص على توفير طرق قياس دقيقة و موثوقة.
- المراقبة والتقييم: قم بتنفيذ نظام لمراقبة و تقييم المؤشرات الفرعية بانتظام . من الممكن استخدام أدوات التحليل و التقارير لفهم النتائج وتحديد المجالات التي تحتاج الى تحسين
- التحسين المستمر: استند إلى البيانات والتحليلات التي تجمعها لتحديد الفرص التي تسمح بتحسين أداء أداة القياس KPI.
من الجدير ذكره أن مؤشرات الأداء الرئيسية (أداة القياس KPI) يجب أن تكون ذات صلة بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، و قابلة للتحليل. كما يجب أن تكون محددة وقابلة للفهم لجميع أعضاء المؤسسة لتحقيق التحسين المستمر.
التحسين والتطوير المستمر، يساعد أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية أداة القياس KPI، تعمل بشكل فعال داخل المؤسسة.
أفضل ممارسات الأداء الرئيسية ( KPI):
يمكن أن يؤدي استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية الخاطئة إلى شيء بسيط مثل الوقت الضائع ، أو مهم مثل النتيجة التي تؤثر على أرباحك النهائية. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير متجرًا لبيع الكعك المحلى وترغب في معرفة عدد العشرات التي يتم بيعها كل يوم بهدف مقصود هو تقليل هدر الطعام ، فإن تتبع مؤشر أداء رئيسي مثل متوسط وقت انتظار العميل لن يوفر القياسات التي تحتاجها لتحقيق هدفك .
عند اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية (أداة القياس KPI) المطلوب تنفيذها في عملك ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- اختر المؤشرات التي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بأهدافك
- فكر في المؤشرات المتأخرة مقابل المؤشرات الرائدة
- اختر القياسات الواقعية التي يمكن تحقيقها
فوائد (أداة القياس KPI) وأثره على الموظفين:
هناك العديد من الفوائد المرتبطة باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (أداة القياس KPI)، لأنها تسمح بتخصيص الموارد المناسبة وتوجيهها ، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين الأداء. بعض الفوائد تشمل:
- المراقبة في الوقت الحقيقي:نظرًا لأن مؤشرات الأداء الرئيسية مستمرة ، يمكن للمديرين مراقبة أداء الفريق والتقدم في الوقت الفعلي أثناء تطور المشروع. يسمح هذا بإجراء التعديلات وتخصيص الموارد اللازمة من أجل رفع الانتاجية.
- ساعد في تجنب التأخير: باستخدام إطار عمل (أداة القياس KPI)، يمكن للفرق عرض مكان كل مهمة بسرعة على الخط الزمني ، مما يسمح لهم بمعرفة ما هو على المسار الصحيح وما قد يتعطل. يساعد هذا في تجنب التأخير حيث يمكن إجراء التعديلات حسب الحاجة ، مما يساعد على ضمان إكمال الأهداف.
- سهولة السهولة: تتمتع مؤشرات الأداء الرئيسية بالقدرة على أن تكون بسيطة ومباشرة ، مما يسهل صياغتها. نظرًا لأن إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية ليس عملية معقدة ، فيمكن إجراؤها بأي نوع بمجرد تحديد أهدافهم.
- ضمان العدالة والوضوح: إنّ استخدام أداة القياس KPI يعني مشاركة الأهداف وتوفير الشفافية ، الأمر الذي يؤدي غالبًا إلى المزيد من أعضاء الفريق المستثمرين.
- الحد الأدنى: أداة القياس KPI هي أداة مهمة تستخدمها الشركات لتقييم الإنجازات وتحليل المشكلات. توضح هذه القياسات ، التي يتم إجراؤها بانتظام ، الاتجاهات والأنماط الضرورية لاتخاذ القرارات الأكثر استنارة قدر الإمكان.
إنّ استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (اداة القياس KPI)، كأداة رئيسة في المؤسسات توفر رؤى أداة القياس KPI توجيه الجهود وتحقيق الأهداف بكفاءة أكبر وتساهم في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
يجب أن نتذكر أن الجودة و الفعالية والتحسين المستمر هي أساس نجاح أي مؤسسة. من خلال تحديد واستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل صحيح، لتحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة أكبر.
من الجدير ذكره، أن اداة القياس KPI تلعب دوراً حاسماً ومهماً في تحقيق الأهداف المؤسسية ، كما تؤدي أداة القياس إلى تحسين أداء الفريق وتحقيق النتائج المطلوبة. يتعين عليك أن تكون مبدعاً في تصميم وتطوير أداة القياس KPI، و ضرورة وضع خطة استراتيجية وتدريب أعضاء فريقك بشأن كيفية استخدام أداة القياس، وفهم قيمتها لأنها تساهم في بناء قدراتهم وتطوير مهاراتهم في التحليل و العمل.
كيف تعمل أداة القياس بشكل احترافي داخل شركتك؟
كما ذكرنا سابقاً، اداة القياس KPI هي مؤشر الأداء القياسي لقياس أداء العمل وتحقيق الأهداف المحددة وهناك بعض من الخطوات كي يعمل مؤشر KPI بشكل فعال داخل شركتك، إليك بعض الخطوات:
- تحديد الأهداف: يجب عليك تحديد التي ترغب في قياس أداءها ويجب أن تكون الأهداف محددة و واضحة وقابلة للقياس.
- تحديد المؤشرات الرئيسة: حدد المؤشرات التي تستخدم لقياس تقدم الأهداف و يجب أن تكون قابلة للقياس.
- تحديد القيم المستهدفة: حدد القيم المستهدفة لكل مؤشر رئيسي وينبغي أن تكون هذه القيم قابلة للقياس والتحقيق.
- تحديد طرق القياس: يجب جمع المعلومات اللازمة لقياس مؤشرات أداة القياس KPI يمكن أن تكون هذه البيانات مأخوذة عن طريق إجراء استطلاعات أو مراجعات دورية.
- تحليل البيانات: قم بتحليل البيانات المجمعة لقياس مؤشر KPI ومقارنة القيم المحققة بالقيم المجمعة.
- اتخاذ إجراءات تحسينية: قم بتحديد المجالات التي تريد تحسينها باستخدام مؤشر اداة القياس ومن ثم وضع خطة عمل محددة واستراتيجيات معينة لتحقيق هذه التحسينات.
هذه الخطوات خطوات عامة لتطبيق مؤشر اداة القياس، بشكل احترافي داخل شركتك وكي تكون ملائمة لاحتياجات و أهداف المؤسسة التي تعمل بها.
تحدد KPI عند تنفيذ أداة القياس الشركة المؤشرات الأساسية التي تعكس الأهداف الاستراتيجية للمنظمة حيث تكون للشركة رؤية واضحة حول أدائها وتحقيقها للأهداف المحددة. حيث تمكن الموظفين من تحقيق الأداء المميز وتعزيز الابتكار والتحسين المستمر.
كيف يتم قياس أداء شركتك؟
أصبح قياس مؤشر أداة القياس KPI أحد أساسيات القياس الضرورية المفروضة على الكادر الإداري للشركة، إذ أدى التنوع الهائل في الأعمال والمسؤوليات الموكلة إلى الموظفين إلى صعوبة القياس العشوائي،يعد الحصول على قيم مناسبة من مؤشرات الأداء الرئيسية للقسم المالي أحد العوامل الأهم في الوصول إلى إدارة مالية ناجحة للشركة. إذ تدل هذه المؤشرات على الأداء الصحيح للمهام المالية التي تقيسها هذه المؤشرات، فلا بد من دعم العمليات ذات القياسات الجيدة، وتصويب الأخطاء في العمليات ذات القياسات السيئة.
1- الإيرادات: تمثل الإيرادات التي تحققها الشركة من بيع منتجاتها أو خدماتها خلال فترة زمنية معينة.
2- الربحية : تشمل مقاييس مثل صافي الربح وهامش الربح لتقييم كفاءة الشركة في تحقيق الأرباح.
3- رأس المال العامل
يُخصَّص المبلغ النقدي الموجود ضمن رأس المال العامل تمويل عمليات التشغيل اليومية من مصاريف مرتبطة بشكل مباشر بالعمليات الإنتاجية مثل سعر المواد الخام أو تساهم في العملية الإنتاجية كرسوم الكهرباء ورواتب الموظفين والعمال.
يمثل مؤشر الأداء الرئيسي KPI المرتبط برأس المال العامل المدى الذي يمكن أن تغطيه الأموال المخصصة للالتزامات المالية قصيرة الأجل للقيام بعمليات الإنتاج، كلما ارتفعت قيمة هذا المؤشر استطاعت الشركة تغطية التزاماتها ودعم مستويات النجاح في أدائها التشغيلي.
4- يُصنَّف صافي الدخل كمؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية التي تقدم لصاحب الشركة أو القسم المالي المعلومات المالية الدقيقة عن أرباح الشركة الحقيقية، وذلك بعد خصم جميع النفقات -بما فيها المبالغ المرتبطة بالخصوم والمبالغ المدرجة.
تساهم القيم العالية لمؤشر أداة القياس الرئيسي لصافي الدخل في طرح استثمارات جديدة أو توسيع استثمارات، وتقييمها، واتخاذ القرار بالتوجه نحو الاستثمار أو لا استنادًا لنتائج التقييم.
من خلال اداة القياس ، يمكن للشركة تحفيز و تشجيع موظفيها على تحقيق الأهداف المحددة وتطوير قدراتهم الشخصية والمهنية. حيث توفر معايير محددة لتقييم الأداء واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
علاوة على ذلك، تساعد KPI، في رصد الاتجاهات والنمط العام لأداء الشركة وتوفر معلومات لتحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين المستمر وتعزز فهم KPI تحسين وتطوير الشركة لأدائها ونجاحها.
يمكن القول أن KPI، لتعزيز اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتحسين المستمر بشكل فعال داخل داخل الشركة وفي سوق الأعمال المتنافسة.
