إن القدرة على إدارة المشاريع بنجاح تعتبر مهارة حاسمة يجب أن يمتلكها أي مدير، بحيث يتيح له ذلك اكتساب فهم مناسب لنطاق وأهداف كل مشروع  وتقييم دور ومسؤولية ومساهمة كلًا من الأشخاص المشاركين في المشروع، وبالتالي تخصيص الموارد في جوانب مختلفة من المشروع وفقًا لذلك. ونظرًا لتعدد المسؤوليات والمهام التي تقع على عاتق المدير والتي تُشكل أساس منصبه، خاصةً إذا كانت إدارته تتمحور حول المشاريع، فإن الإدارة القيّمة تتمثل بإشراف الموظفين وإدارة الميزانية وتنسيق الإدارات والتخطيط الاستراتيجي الموجّه لنمو المنشآة. 

 

يُشير ذلك إلى ما يُطلق عليه مكتب PMO أي مكتب إدارة المشاريع، وفيما يلي سنتطرق لمعرفة مكتب PMO بشكل مفصّل:

مكتب PMO

أثناء الحوكمة الوطنية للصناعة الزراعية في أوائل القرن التاسع عشر، تم استخدام مصطلح “مكتب إدارة المشاريع PMO” في أحد  الصحف لأول مرة، وتم استخدامه على أنه كيان ديناميكي يستخدم لحل قضايا معينة في القرن السابق.  

تعريف مكتب PMO وأنواعه: 

مكتب إدارة المشروع (يُختصر إلى PMO)  هو مكتب أو قسم داخل المنشآة يحدد ويحافظ على معايير إدارة المشروع، ويقدم التوجيه والمعايير في تنفيذ المشاريع، بحيث يضع أهدافًا ملموسة، تتماشى مع الرؤية العامة للمنشآة وتضمن تحقيق جميع الأهداف. ويمكن أن يكون مكتب إدارة المشاريع إما داخليًا أو خارجيًا، ويمكن أيضًا الإشارة إليه باسم مكتب إدارة مجموعة البرامج أو المشاريع، لكن هناك 3 أنواع مختلفة من PMOs، وهي: 

مكتب إدارة المشروع: يُوفر الدعم الإداري لفريق إدارة المشروع ويوحد عمليات الإدارة المتعلقة بالمشروع.

مكتب إدارة البرنامج: يُدير عملية حوكمة البرنامج وينسق جهود فريق إدارة البرنامج.

مكتب إدارة المحافظ: يُشرف مكتب إدارة محفظة المشاريع على جميع مشاريع وبرامج المنظمة ويدعم مكاتب إدارة المشاريع والبرامج.

 

https://www.youtube.com/watch?v=mPqhiV70CTk 

مراحل تطوير مكتب إدارة المشاريع PMO

قديمًا 

سابقًا، لقد تم فهم مكتب إدارة المشاريع PMO بطريقة معقدة، فقد ربط بعض المدراء قديمًا مفهومه بالإدارة الهرمية التي تعتمد على نظام إدارة المشاريع بالقوة والإجبار وهذا بالطبع يعترض طريق الإنهاء من المشاريع بشكل إيجابي، إلا أن هذا لم يدم طويلًا، فقد رأى بعض المتقدمين طرق تحقق تسهيل الحياة للمديرين التنفيذيين والجهات الراعية ومديري المشاريع وقيادة مكتب إدارة المشاريع على حدٍ سواء، وذلك من خلال قيام مكتب إدارة المشاريع بتوفير المعلومات والخدمات التي يحتاجونها بالفعل، بالطريقة التي يفضلونها وبالوقت المناسب. 

 

بدأ مكتب إدارة المشاريع PMO يدويًا ببطاقات جدولة للموارد المالية المكتوبة على الدفاتر، بهدف تحديد التكاليف والآثار المالية للمشاريع، ونجح في تجميع العديد من البيانات المالية للمشروع في صورة واحدة شاملة، لكن ما جعل الأمر أكثر تعقيدًا هو الاعتماد على مبدأ البيروقراطية في تطبيق معظم المشاريع آنذاك، مما أدى إلى صعوبة اختراق الأدوات والهياكل لمكتب إدارة المشاريع فيما بعد، التي كانت بالطبع تكبر حجمًا وتختلف نوعًا.

حديثًا

فيما بعد، تطور مكتب إدارة المشاريع (PMO) حيث أصبح علامة تجارية تولد الثقة ويُنظر إليها على أنها عامل مساعد ومسرع لتسليم المشروع، وأصبحت “شهادة PMO” و “تدريب PMO” معايير أساسية للتوظيف، بدلاً من تجربة جيدة في تسليم المشروع. وسعى المدراء المتطورون إلى النضج لقياس قدرة المنظمة لإدارة المشروع، حتى يتم ربطها بالجهات المسؤولة وتوثيق التقارير اللازمة، ليتم دعم عملية إنهاء المشاريع على أتم وجه. 

وعليه تم استحداث مكتب إدارة المشاريع PMO فيما بعد من حيث التركيز على القيمة الحقيقية لكل مشروع، وأصبح لدى مسؤولي المنشآت التنفيذيين  أدوات تركز على النتائج الحقيقية وتؤثر حقًا على تصور علامة PMO التجارية، بحيث توفر حل ذا جودة جيدة ويجيب بدقة على تساؤلات عديدة أهمها: 

• ما الذي يريد تحقيقه المدير خلال المشروع؟
• كيف يتم تحقيق ذلك بأسهل طريقة ممكنة؟
• من هو الفريق المناسب للقيام بذلك؟
• كم من الوقت يحتاج المدير للانتهاء من المشروع كاملًا؟
• هل تم تحقيق النتائج المرجوة بالفعل؟

وتم استبدال النظام الجبري في إدارة المشاريع إلى مفهوم يساعد المنشآت على تطوير قدراتها ونضجها حول تسليم المشاريع والمحافظ بنجاح، ومنح المسؤولين عن المشاريع الشفافية بشأن ما يهم فعلاً، وجعل نهج PMO منطقي ومستحدث. وقد تم تقدير نتائجه بالفعل على يد الشركات التي اتبعت منهجية مكتب إدارة المشاريع الجديدة واستمرت فيها ونجحت في إقامة مشاريعها بجدارة. 

أهمية مكتب إدارة المشاريع PMO في المؤسسة

تعتمد التوجيهات الخاصة لإنجاح المشروع على القوالب والعمليات الموحدة والتعليم وتوصيات المنهجية، ويلعب مكتب إدارة المشاريع العديد من الأدوار داخل المنظمة، وهذا يختلف من منشآة إلى أخرى حسب حجمها ونطاق المشاريع، حيث أن إدارة المشاريع (PMO) الناجحة هي مزيج من الأشخاص الجيدين والعمليات والأدوات. وتكمن أهمية مكتب إدارة المشاريع PMO في:

1. زيادة الشفافية والوضوح في الفريق والاحتياجات من الموارد، ويمكن أن يساعد في الحد من حصر المعلومات وسوء الاتصال.
2. تحسين نضج المشروع والجودة والمساءلة والديمقراطية، مما يؤدي في النهاية إلى الحفاظ على المزيد من مشاريعك في الوقت المحدد وفريقك في نفس الصفحة.
3. التوافق الوثيق مع الإدارة التنفيذية، لا سيما فيما يتعلق بالأهداف التنظيمية، يساعد بدوره على توجيه المشاريع وتحديد أولوياتها.
4. تحقيق الموازنة الدقيقة والمنسقة وتخصيص الموارد، والتي يمكن أن تساعد في إرضاء المديرين التنفيذيين والحفاظ على محفظة المشروع الإجمالية تحت السيطرة.
5. الحد من فشل المشروع، والإنفاق الزائد، وتقليص عدم رضا العملاء من خلال النماذج والأدوات الموحدة، والمراقبة المستمرة.

 

لذلك 80٪ من المنشآت عالية الأداء لديها مكتب إدارة مشروعات واحد على الأقل، لإنه ضروري لدفع المشاريع إلى الأمام.

دور مكتب إدارة المشاريع PMO:

هناك 5 أدوار رئيسية يلعبها مكتب إدارة المشاريع الناجح:

• توحيد عملية إدارة المشروع

الهدف الرئيسي لمكتب إدارة المشاريع يكمن في إنشاء وتوحيد الأساليب والعمليات والأدوات المسؤولة عن إنشاء النماذج والمعليات وتعليم الاشخاص كيفية استخدامها، ويجب إلزامًا على المجموعات المشاركة في تسليم المشروع العمل على توحيد الأدوات والنماذج للوظيفة الصحيحة، ويمكن إجمالها ب: 

• نموذج مقترح المشروع: يتم تقديم فكرة وتفاصيل المشروع الاولية من خلاله، وعند الموافقة على تنفيذه، يساعد المدراء على فهم الخطة المتفق عليها وتجنب اللبس أو التشتت.
• نموذج تقرير حالة المشروع: يوثق هذا كيف سيتم مراجعة التقدم المحرز في المشروع وقياسه على مدار تنفيذه، ومع تقدم المشروع، سيقوم مكتب إدارة المشروع أيضًا بجمع “الدروس المستفادة” ودمجها في عمليات المشروع، يساعد ذلك على تحسين المشاريع المستقبلية.
• نموذج طلب تغيير المشروع: إذا لزم الأمر، قد يقوم مكتب إدارة المشاريع بصياغة هذه الوثيقة لمساعدة مديري المشاريع على الحصول على طلبات التغيير طوال دورة حياة المشروع (وتقييم آثارها).
• نموذج تقرير إغلاق المشروع: تمكن هذه الوثيقة المجموعات من تقييم المشروع المنتهي وتحديد ما تم بشكل جيد وما الذي لم يتم. إنها أيضًا فرصة لمقارنة “ما قبل وبعد” التكاليف والجدول الزمني والنطاق.

• دعم تنفيذ المشروع

يعتمد المشروع الناجح على الدعم على مستوى الفريق والتدريب المخصص والتواصل المفتوح، وعليه يقوم مكتب إدارة المشاريع بما يلي:

• المساعدة في حل المشكلات المحددة، مثل التخطيط أو تخصيص الموارد. (والتخلص من المشاريع غير المألوفة أو إعادة الفرق المتعثرة إلى المسار الصحيح).
• مساعدة مديري المشاريع على اختيار المنهجية الصحيحة لمشروعهم أو مساعدتهم في بناء دراسة جدوى.
• تسهيل التواصل والتعاون في جميع أنحاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة، مما يضمن أن يكون الجميع بالوجهة الصحيحة.
• توفير معلومات دقيقة وموثوقة للسماح لأصحاب المصلحة باتخاذ أفضل القرارات الممكنة عند تغيير الظروف بشكل كبير.
• إرشاد وتدريب مديري المشاريع للتأكد من حصولهم على المهارات المناسبة، وكذلك التوصية بدورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت.

يعتبر مكتب إدارة المشاريع PMO المستجيب الأول للمشروع، لذلك هو يعمل على تحديد المشكلات وحلها وتقديم المشورة في الحالات النادرة أو المستعصية أو المختلفة عن ما هو مألوف.

• توفير عرض موحد لجميع المشاريع

يحتاج أصحاب المصلحة في المشروع وصناع القرار إلى معرفة خصوصيات وعموميات المشاريع، وإذا لم يتوفر الفهم الكامل أو الإلمام التام في التفاصيل، ستواجه معاناة لاتخاذ القرارات الصحيحة. وعلى صعيد آخر، عند التقاطع بين الإستراتيجية والتنفيذ، يجب أن يتعرف مكتب إدارة المشاريع أيضًا على ما يحدث بالفعل داخل الشركة (خاصة فيما يتعلق بالمدراء التنفيذيين وصناع القرار الذين يريدون إرضائهم)

لسد الفجوة بين المشاريع وأصحاب المصلحة، يقدم مكتب PMOs تقارير شاملة ولوحات معلومات مصممة خصيصا لاحتياجات المديرين التنفيذيين. هذا يعني أن مكتب إدارة المشاريع الخاص بك يجب أن يحتوي على :

• تصميم ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)؛ وهذا يشمل مؤشرات الأداء الرئيسية بشأن الصحة العامة والتقدم المحرز في المشاريع الفردية ، بالإضافة إلى الأداء العام للمشروع. يمكنهم أيضًا إنشاء OKRs ، إذا استخدمتها شركتهم. ستحدد هذه الأهداف الرئيسية لكل مشروع ، بالإضافة إلى قسم PMO (أو الفرد) بشكل عام.
• توصيل معلومات واضحة حول الميزانيات والتنبؤات والقيم الفعلية والهوامش عبر مجموعة المشاريع بأكملها.
•  تجميع كافّة المعلومات والوثائق بشكل صحيح وإنشاء لوحة تحكم للمشروع خصيصًا لأصحاب المصلحة؛ باستخدام الأداة المناسبة قد ينشئ مكتب إدارة المشاريع تقارير قابلة للتكوين مصممة خصيصًا لكل فئة من أصحاب المصلحة، ويضمن ذلك حصولهم على المعلومات الصحيحة والقيمة في الوقت المناسب.
• تقديم رؤى دقيقة وفي الوقت المناسب؛ إن البيانات في الوقت المحدد ضرورية لتقارير أي مشروع، فكلما استغرق الأمر وقتًا أطول لتنسيق التقرير وتسليمه، كلنا قلّت قيمة المعلومات.

باستخدام النظام الأساسي المناسب لإدارة المشاريع، يمكن جمع أصحاب المصلحة معًا وتقديم رؤى مخصصة في الوقت الفعلي للمشاريع؛ وهذا يسمح بالوصول إلى البيانات المهمة والتقارير وأولويات المشروع من مصدر واحد لأرض الواقع.

 

•  تخطيط وجدولة الموارد بكفاءة

يخصص مكتب إدارة المشاريع الموارد على أساس أولوية المشروع، ومن الناحية المثالية، وتأثيره على الأعمال التجارية الشاملة. يمكن PMO المؤسسة من القدرة على توقع الموارد اللازمة لمشروع ما، وبالتالي تحسين استخدام أغلى الموارد، سواء كان ذلك نفقًا للرياح أو معملًا عالي التقنية.

لجعل هذا التحسين دقيقًا قدر الإمكان، تحتاج PMOs إلى إعطاء الأولوية لتخطيط السعة، يجب أن يكون مكتب إدارة المشاريع على تشغيل عمليات المحاكاة والسيناريوهات وتحليلات سؤال “ماذا لو؟” 

• إدارة المحافظ الاستراتيجية والحوكمة

توائم إدارة المحافظ تنفيذ مشروعك مع الرؤية الإستراتيجية لمنشآتك بحيث يقوم مكتب إدارة المشاريع (PMO) بتوجيه سفينة إدارة المحافظة، مما يضمن توافق جميع الموارد والمشاريع والميزانيات مع أهدافك العليا.

من خلال تسجيل المشاريع باستخدام معايير محددة مسبقًا، يضيق مكتب إدارة المشاريع (PMO) مشاريعه، ويختار أفضل المبادرات وفقًا لأهداف مؤسسته. ويقوم مكتب إدارة المشاريع بعد ذلك بتقديم المشورة للإدارة العليا أو القادة لاختيار المشاريع المرشحة التي تتوافق بشكل أفضل مع الأهداف الإستراتيجية للمنشآة، من خلال تقديم حالة عمل سليمة ونسبة تكلفة/ فائدة واضحة.

بالإضافة إلى ذلك، يراقب مكتب إدارة المشروع أيضًا المخاطر الإجمالية للمشروع، و لا يقتصر هذا على المخاطر المتعلقة بالموظفين، بل على المخاطر التي تتعرض لها الشركة بأكملها، مثل مشكلات الامتثال أو التعرض السلبي، ومن هنا، يقوم العاملين ببناء خطط التخفيف والوقاية للمشاريع المستقبلية “الخطرة”.

 

في النهاية، مكتب إدارة المشاريع الخاص بك هو المفتاح لضمان نجاح مشاريعك فهو يسهل التخطيط والتنفيذ و “الدروس المستفادة” التي تنقل المشروع من تصوره إلى اكتماله. لذلك، تأكد من رعاية مكتب إدارة المشاريع الخاص بك وتجهيزها بالأدوات المناسبة للعمل. للمزيد من المعرفة التي نقدمها في سينكسل اضغط هنا ، للتواصل والاستفسار من هنا .