في عالم الأعمال ، تتزايد أهمية إدارة المشاريع والبرامج في تحقيق النجاح والتفوق التنافسي. تواجه المؤسسات التحديات المتعددة في تنفيذ المشاريع المعقدة وإدارة البرامج المتنوعة، وبالتالي تحتاج إلى أدوات وإطارات فعالة لقياس وتحسين أداء إدارة المشاريع.
من بين هذه الإطارات الفعالة يبرز نموذج P3M3 (Portfolio, Program, and Project Management Maturity Model) كأحد أدوات تقييم وتطوير إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ في المؤسسات. يعتبر نموذج P3M3 مرجعاً قوياً يقيس نضج إدارة المشاريع ويوفر توجيهات للمؤسسات لتحسين أداءها وتحقيق الاستدامة كاستشارات التميز.
في هذا المقال، سنتناول بشكل مفصل نموذج P3M3 ونلقي الضوء على كيفية استخدامه في الأعمال وكيفية إنشاءه بشكل فعال. سنقدم شرحاً تفصيلياً لمفهوم النموذج ومستويات النضج المختلفة، وسنستكشف أيضاً فوائد استخدامه وكيفية تحقيق التحسينات في إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع.
ما هو P3M3®
- اطار عمل إداري متكامل ينقسم الى ثلاث نماذج رئيسية: إدارة المحافظ (PfM3)، وإدارة البرنامج (PgM3)، وإدارة المشاريع (PjM3)، ويمتاز هذا الاطار بشموليته وعدم اقتصاره على العمليات الإجرائية فقط.
ما هو نموذج النضج
- يوضح نموذج النضج مدى قدرة المنظمة أو النظام على تحقيق التحسين المستمر. وفي الأساس ، يتم الحكم على النضج من خلال مدى جودة المنظمة أو النظام المطبق في التحسين الذاتي.
لماذا يجب استخدامه ؟
بتطبيق نموذج P3M3® يمكن الحصول على النتائج والمنافع التالية:
- مساعدة المنظمات على تحديد مستوى النضج الذي يتعين تحقيقه لتلبية احتياجات أعمالهم وأهداف هذه المنظمات.
- تحديد خط الأساس لنضج المنظمات في إدارة المحافظ و إدارة البرامج وإدارة المشاريع، والذي يمكن المنظمات من قياس مدى تحسن النضج بشكل موضوعي.
- من العناصر الأساسية المتكاملة لضمان التقييم الاستراتيجي لكفاءة المنظمات.
- القدرة على حصر الإنجازات من خلال التطوير السابق للقدرات.
- المقارنة المنطقية والعادلة لمستويات النضج الخاصة بالمنظمات والتي تمكن منح الشهادة الخاصة بمستوى النضج الخاص بالمنظمة.
- تمكين مقارنة القدرات ومستويات النضج بين المنظمات وفق المعايير الموحدة
- تحديد خارطة الطريق للتطوير المستمر
- التركيز على النضج المؤسسي بشكل كامل وليس حصرا على مشروع محدد(يمكن إدارة مشروع بشكل ناجح دون الحاجة الى مستوى نضج عال، ولكن هذه الحالات استثنائية ولا تعتبر مقياس.
- تقديم تقييم موضوعي لنقاط القوة والضعف في المنظمة
- تقديم المبررات المنطقية للاستثمار في تطوير البنية الخاصة بإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع
- تقديم التوثيق الخاص بمستوى نضج المنظمة
- إظهار جودة الخدمة لدعم المقترحات للعملاء المحتملين
- خفض التكاليف ورفع نتائج المنافع النهائية في إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع
ما هي النماذج الفرعية؟
يحتوي نموذج التقييم P3M3® على ثلاث نماذج فرعية. يمكن استخدام النماذج الفرعية الثلاثة بشكل مستقل أو معًا للحصول على فهم كامل لمستويات نضج المنظمات.
1.إدارة المحفظة: إجمالي استثمار المنظمة (أو جزء منها) في التغييرات المطلوبة لتحقيق أهدافها الإستراتيجية.
2.إدارة البرنامج: حيث تركز على مجالات التقاطع بين التوجه الاستراتيجي ، وتسليم المشروع والفعالية التشغيلية. تدرك المنظمات الناضجة هذه التقاطعات وتديرها بفعالية.
3.إدارة المشروع: يدار المشروع من خلال مجموعة مرئية ومحددة من الأنشطة ، من بدء المشروع المحكم ، مروراً بالتنفيذ و التسليم ، إلى الإغلاق المحكم، والمراجعة.
ماهي العناصر الأساسية؟
هي مجموعات من العمليات والمفاهيم ذات الصلة والتي يتم تجميعها معًا تحت سبعة عناصر. تكون المفاهيم وتستخدم في كل من النماذج الثلاث.
لكل مفهوم عدد من السمات المحددة في كل مستوى من مستويات النضج. يتم استخدامها لتوضيح ما تقوم به المنظمة عند هذا المستوى المحدد من النضج.
خلال عملية التقييم ، تكون هذه السمات هي الأساس الذي يقيم عليه مستوى نضج المنظمات ووضع خطط للتحسين.
1. حوكمة المنظمة
2.الرقابة الإدارية
3.إدارة المنافع
4.إدارة المخاطر
5.إدارة أصحاب المصلحة
6.الإدارة المالية
7. إدارة الموارد
مستويات النضج
1•إدراك العمليات: عملية الإدراك تبدأ عادة من خلال تحديد النية الاستراتيجية للمنشأة هذا هو المكان الذي يمكن أن تستخدم فيه المنظمة تحليل الفجوات أو بطاقة الأداء المتوازن، والتي عادة ما تكشف عن الأهداف طويلة الأجل ومدتها خمس سنوات.
2•تكرار العمليات: عملية التكرار التي تعيد تحديد المكان الذي تريد المنشأة أن تكون فيه في غضون خمس سنوات قادمة.
3•تحديد وتعريف العمليات: عملية التعريف، والتي يتم خلالها تحديد ما يجب القيام به داخل المشروع إضافة لتحديد وصقل الهدف طويل المدى، وخلال هذا المستوى تصبح الأهداف قصيرة المدى أكثر وضوحًا
4•إدارة العمليات: عملية الإدارة، وهي عبارة عن إدارة جميع المشاريع; من مسؤول المشروع وما هي مهامه، ومتى يجب إكمال المهام الفرعية، ومن يشرف ومن يصحح ويقيم؟ هذه ليست سوى عدد قليل من الأسئلة الأساسية التي تقع على عاتق مدير المشروع. الشيء الآخر الذي ينتمي إلى عملية الإدارة هو المقارنة مع المشاريع المماثلة مما يخلق الوضوح عندما يتعلق الأمر بتحديد الأولويات.
5•تحسين العمليات: تركز عملية التحسين – وهي آخر مستوى نضج في P3M3 – على تحقيق النتيجة المثلى وهذا يعني أن التصحيحات والتغييرات ضرورية للحصول على أفضل النتائج باستخدام وسائل التقييم التي تُمكن المنشآت من تقييم العمليات بشكل عام، يركز هذا المستوى على الوضع المالي والجودة والتخطيط للمشروع.
الاستفادة من نموذج P3M3 في الأعمال:
- تحسين الأداء: يمكن للمؤسسات استخدام نتائج تقييم نموذج P3M3 لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتطوير أداء إدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع.
- تحقيق التميز: يوفر النموذج إطاراً لتحقيق التميز في إدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع. يمكن للمؤسسات العمل على تحسين أداءها وتبني الممارسات المتقدمة لتحقيق نضج عالٍ.
- توجيه الاستراتيجية: يساعد النموذج على توجيه استراتيجيات الأعمال المتعلقة بإدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع وتحديد الاستثمارات المستقبلية المطلوبة.
- توحيد المعايير: يمكن استخدام النموذج لتوحيد المعايير والممارسات في إدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع داخل المؤسسة، مما يؤدي إلى تحقيق تناغم وتنسيق أفضل بين المشاريع المختلفة.
لإنشاء نموذج P3M3 بشكل فعال، يجب على المؤسسة اتخاذ الخطوات التالية:
- تحديد أهداف ومتطلبات النموذج: يجب على المؤسسة تحديد الأهداف التي ترغب في تحقيقها من خلال تطبيق النموذج وتحديد المتطلبات اللازمة لذلك.
- تقييم النضج الحالي: يجب على المؤسسة تقييم مستوى نضج إدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع الحالي في المؤسسة باستخدام النموذج.
- تحديد الفجوات وتحليل الأداء: يجب على المؤسسة تحليل نتائج التقييم لتحديد الفجوات في أداء إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع وتحديد الأسباب الرئيسية لهذه الفجوات.
- وضع خطة العمل: بناءً على تحليل الفجوات، يجب على المؤسسة وضع خطة عمل مفصلة لتحسين أداء إدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع. يجب تحديد الأهداف الفرعية وتحديد المسؤوليات والجداول الزمنية المناسبة لتحقيقها. بعث لتحقيق تلك الأهداف وتحديد المسؤوليات والجداول الزمنية المناسبة.
- تنفيذ الخطة ومراقبة التقدم: يجب على المؤسسة تنفيذ الخطة العمل وضمان تنفيذها بشكل صحيح وفعال. يتم مراقبة التقدم المحرز بانتظام وإجراء التعديلات اللازمة على الخطة عند الحاجة.
- التقييم والتحسين المستمر: بعد تنفيذ الخطة، يجب على المؤسسة إجراء تقييم دوري لأداء إدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع وتحديد أي فجوات جديدة أو فرص للتحسين. يتم تكرار عملية التحسين المستمر لضمان تحقيق أفضل النتائج.
يعد نموذج P3M3 أداة قوية لتقييم وتحسين إدارة إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع في المؤسسات. يمكن استخدام هذا النموذج لتحديد مستوى النضج الحالي وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتطوير. من خلال تبني هذا النموذج، يمكن للمؤسسات تحقيق أداء متميز في إدارة المحافظ و البرامج والمشاريع وتحقيق أهدافها الاستراتيجية بفاعلية وكفاءة. ونحن في سينكسيل نعمل على تحقيق الأداء لعملائنا بأفضل الاستراتيجيات ونعمل على تحديد الفجوات وتحسين الأداء وتعزيز الاستدامة والتميز. بتنفيذ الخطوات المذكورة للنموذج P3M3 كأهم خدمات التميز التي نقدمها .
