تعد عملية تحسين الأداء أحد الركائز الأساسية في إدارة الموارد البشرية، حيث يسعى المدراء والمسؤولون إلى رفع مستوى الأداء والإنتاجية للموظفين بهدف تحقيق أهداف المنشأة . وتتطلب هذه العملية تبني استراتيجيات وخطط فعالة لتحسين الأداء وزيادة فعالية الموظفين في أداء واجباتهم. في هذا المقال، سنستعرض أربع خطوات فعالة لتحقيق نجاح عملية تحسين الأداء.

ما هي عملية تحسين الأداء ؟

تندرج عملية تحسين الأداء ضمن إدارة الأداء وتستخدم لإصلاح الأخطاء المتكررة وتعزيز الأداء والسلوكيات الإيجابية للموظفين. يمكن تطبيق هذه العملية على مستوى الفرد أو الفريق أو القسم أو المنشأة بأكملها، بهدف تحقيق الأهداف والتفوق التنافسي في سوق العمل.

أهمية تحسين الاداء:

تعتبر عملية تحسين الاداء أداة قوية لتحقيق التفوق والنجاح في بيئة العمل التنافسية. فبتحسين أداء الموظفين، يمكن تحقيق العديد من الفوائد على مستوى المنشآة ، مثل زيادة الإنتاجية وتحسين جودة العمل، وتقليل الأخطاء والمشاكل، وتعزيز رضا العملاء وتعزيز سمعة المنشأة . بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تؤدي عملية تحسين الأداء إلى تعزيز روح العمل الجماعي والتعاون بين الموظفين.

 

خطوات تحسين الأداء:

1. تحديد الأهداف وتحليل الاحتياجات:

أول خطوة لنجاح عملية تحسين الأداء هي تحديد الأهداف المرجوة وفهم الاحتياجات والتحديات التي تواجه الموظفين والمنشأة. يجب أن يتم تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس والتحقق منها. بعد ذلك، يتعين تحليل الاحتياجات والتحديات المختلفة التي تؤثر على أداء الموظفين، سواء كانت ضمن المهارات والمعرفة أو البيئة العملية.

كيفية تحديد الأهداف وتحليل الاحتياجات في خطوات تحسين الأداء:

•  تحديد الأهداف:

يجب تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس لعملية تحسين الأداء. يمكن أن تكون الأهداف ذات صلة بتحسين الإنتاجية، تقليل الأخطاء، زيادة جودة المنتجات، تحسين رضا العملاء، أو أي مؤشر يعكس تحسين الأداء. يجب أن تكون الأهداف واضحة وقابلة للتحقق ومرتبطة برؤية وأهداف المنشأة .

 

•  تحليل الاحتياجات:

يتعين تحليل الاحتياجات والتحديات التي تواجه الموظفين والمنشأة لتحقيق الأهداف المحددة. يمكن أن تشمل الاحتياجات التدريبية، الاحتياجات الخاصة بالموارد والأدوات، والاحتياجات المتعلقة بالبيئة العملية. يتعين جمع المعلومات من مصادر مختلفة مثل الموظفين والمشرفين والبيانات المتاحة لتحديد الاحتياجات والتحديات بدقة.

 

2. وضع خطة تحسين الاداء:

بناءً على تحليل الاحتياجات، يجب وضع خطة تحسين الأداء الفعالة. ينبغي أن تحتوي هذه الخطة على أهداف واضحة ومحددة وخطوات عملية قابلة للتنفيذ. يتعين تحديد الإجراءات والتدابير المطلوبة لتحقيق التحسين، وكذلك تحديد الموارد والدعم اللازمين لتنفيذ الخطة.

يمكن وضع خطة تحسين الأداء باستخدام الخطوات التالية: 

1. تحديد الهدف المحدد:

قبل وضع الخطة، يجب تحديد الهدف المحدد الذي ترغب في تحقيقه. يجب أن يكون الهدف قابلًا للقياس وواضحًا ومحددًا. على سبيل المثال، هل ترغب في زيادة إنتاجية الفريق بنسبة معينة أو تحسين جودة المنتجات؟

2. تحليل الوضع الحالي:

قم بتحليل الوضع الحالي للأداء. استخدم المؤشرات والمعايير المناسبة لتقييم الأداء الحالي. قد تشمل هذه المؤشرات معدل الإنتاج، معدل الأخطاء، مستوى رضا العملاء، وما إلى ذلك. هذا التحليل سيساعدك على تحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين.

3. تحديد الإجراءات التحسينية:

استنادًا إلى التحليل السابق، حدد الإجراءات التحسينية التي يجب اتخاذها. قد تشمل هذه الإجراءات تدريب الموظفين، تحسين العمليات، استخدام التكنولوجيا الحديثة، توفير الموارد الإضافية، إلخ. تأكد من تحديد الإجراءات بشكل محدد ومتوافقة مع الهدف الذي ترغب في تحقيقه.

4. وضع جدول زمني ومخطط عمل:

قم بتحديد جدول زمني لتنفيذ الإجراءات التحسينية. حدد المهام والمسؤوليات والموارد المطلوبة لكل إجراء. يمكنك استخدام مخطط عمل يحدد تسلسل الخطوات والمواعيد النهائية لكل مهمة.

5. متابعة وتقييم الأداء:

بعد تنفيذ الخطة، قم بمتابعة وتقييم الأداء بانتظام. استخدم المؤشرات المحددة لقياس التقدم وتحقيق الأهداف المحددة. إذا لزم الأمر، قم بإجراء التعديلات اللازمة لضمان استمرار تحقيق التحسين.

بوضع خطة تحسين الأداء واتباع الخطوات المحددة، يمكنك تحقيق نتائج فعالة ومستدامة في تحسين أداء الموظفين والمنشأة بشكل عام.

3. التوجيه والتدريب:

تعتبر التوجيه والتدريب جزءًا هامًا في عملية التحسين للأداء. يجب أن يقدم المسؤولون الدعم والتوجيه للموظفين للمساعدة في تحقيق التحسين المطلوب. يمكن توفير التدريب وورش العمل لتطوير المهارات اللازمة وتعزيز الأداء. بالإضافة إلى ذلك، يجب توفير ملاحظات وتقييمات منتظمة لتتبع تقدم التحسين وتوجيه الموظفين بشكل مناسب.

 

4. المتابعة والتقييم:

المرحلة الأخيرة في عملية تحسين الاداء تتمثل في المتابعة والتقييم المستمر. يتعين مراقبة أداء الموظفين بانتظام وتقييم تحقيق الأهداف ومعايير الأداء المحددة. يمكن إجراء تعديلات وتحسينات إضافية بناءً على نتائج التقييم لضمان استمرارية التحسين.

لوضع نموذج تقييم أداء فعال، يمكن اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد المعايير والمؤشرات:

قبل بدء وضع النموذج، يجب تحديد المعايير والمؤشرات التي ستستخدم لتقييم الأداء. يمكن أن تشمل هذه المعايير والمؤشرات الكفاءة في العمل، تحقيق الأهداف، التعاون والفريقية، مهارات الاتصال، المبادرة والإبداع، وغيرها.

2. تحديد الأهداف والتوقعات:

حدد الأهداف والتوقعات المتعلقة بأداء الموظف. يجب أن تكون الأهداف قابلة للقياس ومحددة بوضوح. يمكن أن تكون هذه الأهداف مرتبطة بالمعايير المحددة في الخطوة الأولى.

3. تحديد المستويات المقبولة:

قم بتحديد المستويات المقبولة لكل مؤشر أداء. يمكن استخدام نطاقات أو قيم محددة لتقييم أداء الموظفين، مثل مقياس من 1 إلى 5 أو نطاقات محددة بوضوح.

4. تصميم نموذج التقييم:

قم بتصميم نموذج التقييم الذي سيستخدم لتقييم أداء الموظفين. يجب أن يكون النموذج مبسطًا وسهل الاستخدام، ويشمل المعايير والمؤشرات المحددة ومستويات الأداء المقبولة. يمكن أيضًا تضمين أسئلة مفتوحة لتقديم التعليقات والملاحظات الإضافية.

5. تدريب المقيمين:

قم بتوفير التدريب المناسب للمقيمين الذين سيستخدمون النموذج. يجب على المقيمين أن يكونوا على دراية بالمعايير والمؤشرات المستخدمة وكيفية تقييم الأداء بشكل عادل وموضوعي.

 

فوائد تحسين الاداء:

تحسين الاداء يعود بالعديد من الفوائد والمزايا التي يمكن أن تؤثر إيجابياً على الأفراد والشركات. إليك بعض الفوائد الرئيسية :

1. زيادة الإنتاجية: عند تحسين الاداء، يتحسن مستوى الإنتاجية والكفاءة في العمل. يتم تعزيز الأداء الفردي والجماعي، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاج والإنجازات الفعالة.
2. تحقيق الأهداف: يساعد تحسين الأداء في تحقيق الأهداف المحددة بشكل أفضل. من خلال تحليل الاحتياجات ووضع الأهداف الواضحة، يمكن للأفراد والشركات توجيه جهودهم نحو تحقيق النتائج المرجوة.
3. رضا الموظفين: عندما يشعرون الموظفون بتحسين أدائهم وتحقيق نتائج جيدة، يزداد رضاهم عن العمل والمنشأة . يؤدي ذلك إلى زيادة التفاعل الإيجابي والتحفيز، وبالتالي تحسين مستوى الرضا والولاء للمنظمة.
4. تعزيز التطوير الشخصي: يعتبر تحسين الأداء فرصة لتعزيز تطوير وتنمية المهارات الشخصية والمهنية. من خلال التركيز على نقاط الضعف وتحسينها، يمكن للأفراد تطوير قدراتهم وتعلم مهارات جديدة، مما يعزز فرص التقدم والنمو الشخصي.
5. تحسين سمعة المنشأة : عندما تكون الأداء عاليًا، ينعكس ذلك على سمعة المنشأة  بشكل إيجابي. تصبح المنشأة  أكثر جاذبية للعملاء والشركاء التجاريين، وتزداد فرص النمو والتوسع في السوق.

 

تحسين الاداء هو عملية أساسية في إدارة الموارد البشرية تندرج تحت استشارات تنفيذية في سينكسيل ، ويمكن تحقيقها من خلال اتباع الخطوات المذكورة. يجب تحديد الأهداف وتحليل الاحتياجات، ووضع خطة فعالة، وتقديم التوجيه والتدريب، ومراقبة وتقييم الأداء بانتظام. بتحسين الأداء، يمكن تحقيق العديد من الفوائد للمنظمة والموظفين، وبالتالي تعزيز التفوق والنجاح في بيئة العمل المتنافسة.