تتعدد خبرات الموظفين في الفريق بين الأداء المميز والأداء المتوسط والأداء الضعيف، وقد يتعرض مدراء الأقسام في المنشأة إلى مواجهة صعوبات تخص أداء الموظفين، سواء إذا كان الأداء بعيد عن متطلبات الوظيفة أو يعكس سلوكيات لا تتوافق مع توقعات المنشأة. أحيانًا، تجعلك أحد المواقف تدرك أن التغيير والتحسين في خطة الأداء أمر لا بد منه، إذ لا يقتصر على المعاناة بين المدير والموظف فقط، بل تشعر منظومة المنشأة بأسرها بتأثير التقلبات والمتغيرات لتلك السلوكيات الغير مرغوب بها في الأداء. وينتج عن ذلك نتائج غير مرضية مثل الإحباط وضياع الوقت وتنافر الأشخاص.
يقول رالف مارستون: التميز ليس بالمهارة، إنما بالتصرفات والأداء.
حتى لو أعجبتك مهارة موظف معين، لن تلتمس مميزاته إلا من تصرفاته، وفي حال وصلت إلى أن نقطة قد يبدو لك الحل الأمثل هو إقالة موظف، لربما عليك النظر أكثر إلى الفرص المتاحة لتحسين الموقف وليس خسارة كفاءة أو مهارة تصب في مصلحة المنشأة. هناك حل وسط نحث فيه الموارد البشرية والمدراء على التفكير في نهج آخر: وهو خطط تحسين الأداء الرسمية (PIPs)، وهذا ما سيتم تناوله في مقالنا.
التعريف:
المصطلح يشرح نفسه بنفسه إلى حد ما، خطة تحسين الأداء Performance Improvement Plan PIP، أو المعروفة أحيانًا باسم مراجعة الأداء، أنها وثيقة رسمية تحدد أي مشكلات أداء حالية، مع تحديد الأهداف لمعالجة مشكلات الإنتاجية.
إن عملية تحديد الأسباب الجذرية لسوء الأداء، وتحديد التوقعات الواضحة للتحسين، وإعطاء الموظف فرصة لمعالجة أوجه القصور، لا توفر الوقت والتكاليف المتعلقة بالإنهاء وإعادة التوظيف فحسب، بل إنها تخلق ثقافة المساءلة عن الأداء للموظفين ومدرائهم.
الأهمية والفوائد:
لا تقتصر خطة تحسين الأداء على من يتصرف بسلوكيات غير مرغوبة، بل أيضًا على الموظف الذي لا يشعر أنه يفي بدوره على أكمل وجه، وترجع أهميتها في:
الوقت المناسب لوضع خطة تحسين الأداء هو عند مواجهة أي تقصير من موظف، سواء عند انخفاض إنتاجية عمله أو بدأ في أخذ المزيد من الوقت في إتمام عمله، يمكن للعديد من المدراء والمختصين في الموارد البشرية تحديد الموظف المهمل في عمله بأكثر من معيار، وهم:
ويتم تنفيذ خطط تحسين المشروع عندما يكون هناك اتجاه واضح في الأداء الضعيف والحاجة إلى التغيير والتحسين الإيجابي، ولا ينبغي أن يكون الهدف من PIP هو توثيق الأداء أو وضع الموظف في خانة المأزق، أي لا يمكنك إطلاق نار الانتقاد والتثبيط والاستنزاف حتى وإن شعرت بضرورة ذلك، بل اجعل خطة تحسين الأداء كفرصة للموظف لتصحيح مسار سفينته، حتى لا تخلط الموازين وتجعل الأمر شخصي أكثر من عملي أو احترافي.
على الرغم من أن المدير الجيد سيجد طريقة لإيصال الرسالة باحترام واهتمام ودعم ملحوظ، فقد يشعر الموظفون بالدفاع والتأجيل والخوف من المواجهة. يرجع ذلك لطبيعة الإحراج الي تتسم به تلك المحادثة، بالطبع، أنه ليس من السهل مواجهة شخص بخطأ قد قام به مسبقًا، سواء كان يدرك ذلك أم لا. ولكي تكون PIPs فعالة، يجب أن تحدث المحادثة ويجب أن يكون المدير مستعد لمواجهة التناغم جنبًا إلى جنب مع موظفيه، بكل بساطة دون وضع أي أحد تحت ضغط التفاعل الحساس غير المرغوب فيه.
توثيق السلوكيات وحسابات الأداء: هذه هي أسهل طريقة لإخراج أي غموض من محادثة المتابعة ومراجعة الأداء، يسهل ذلك على المدير التعليق على السلوكيات والأمثلة الفعلية بدلاً من الإدلاء ببيانات غير واضحة وغير موثقة.
تأكد من السعي تجاه نمو وتطوير وتحسين الأداء: يجب أن يكون المدير على يقين من أن الأداء الضعيف أو السلوكيات غير المرغوب فيها هي اتجاهات فعلية، وإلا فإنك تخاطر بإتلاف علاقتك مع الموظفين و إحباطهم. حتى أصحاب الأداء المتميز يجب أن يسعوا جاهدًا من أجل التطوير المستمر، لأن معظم الموظفين سيرون PIP رسميًا باعتباره حدثًا إلزاميًا كأنها مهمة رسمية وواجب على الجميع القيام والالتزام به.
اجعل الـ PIP يركز على الأداء ليعالج الأداء نفسه لا قضايا جانبية أخرى: يجب على المديرين تجنب الهجمات الشخصية على الموظفين، يجب أن تركز PIPs دائمًا على النتائج والأداء بدلاً من الدوافع التي تقود هذه العناصر.
يمكن أن تكون خطط تحسين الأداء عملية رسمية لمساعدة المدراء على التعامل مع الأداء الضعيف، ولكنها أيضًا تعزز ثقافة المساءلة داخل المنشأة، من خلال إنشاء خطط مشجعة وفعالة لتحسين الأداء، يمكن للمنشآت تحسين نتائجها والاحتفاظ بأفضل الموظفين. في النهاية ، سيؤدي ذلك إلى مجموعة عالية الأداء من الأفراد الموهوبين والمركزين.
سينكسيل للاستشارات تسعى لتقديم خطط تحسين الأداء واستشارت التميز وخدمات أخرى نحو العمل المميز لإدارة المنشآت والموارد البشرية، اقرأ المزيد من المقالات هنا.
