المنشأة قد تنجح في تنفيذها بعض المشاريع، ولكن تظل قدرتها على إدارة برامج مترابطة أو محفظة متكاملة أقل استقرارًا من المتوقع. فقد تستند بعض الفرق إلى إجراءات واضحة، في حين تعمل فرق أخرى بنهج مختلف عنها، أو تكون الحوكمة ذات أثر كبير في المشاريع الفردية وأقل تأثيرًا في إدارة المنافع أو الموارد أو أصحاب المصلحة. لماذا P3M3؟ يقيس النموذج مدى رسوخ ممارسات إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ، وقدرتها على التكرار والقياس والتحسين، بدل الحكم على النضج من نجاح مشروع واحد. يساعد هذا التقييم المنشأة على معرفة موقعها الحالي، وتحديد الفجوات التي تستحق الأولوية، وبناء مسار تطوير يناسب احتياجاتها الفعلية.

ما هو P3M3 وكيف يقيس مستوى النضج المؤسسي؟

• يقيس القدرة المؤسسية كاملة: قد ينجح مشروع بفضل خبرة مديره أو قوة فريقه، هنا يوضح P3M3 ما إذا كانت الممارسات التي ساعدت على هذا النجاح راسخة في المنشأة ويمكن تكرارها عبر مشاريع أخرى أم لا.
• يفصل التقييم بين ثلاثة مجالات: إدارة المحافظ، وإدارة البرامج، وإدارة المشاريع. لهذا يمكن أن تكون المنشأة أكثر نضجًا في أحدها وأقل في مجال آخر.
• يقيّم الممارسات عبر سبعة منظورات: الحوكمة المؤسسية، والرقابة الإدارية، وإدارة المنافع، وإدارة المخاطر، وإدارة أصحاب المصلحة، والإدارة المالية، وإدارة الموارد.
• يدرس ما يحدث في المنشأة فعليًا: وجود سياسة أو نموذج موحد مهم، لكن النضج يظهر أيضًا في انتظام استخدام الممارسة، ووضوح ملكيتها، وقياس نتائجها، والاستفادة منها في تحسين الأداء المؤسسي.
• يوفر خط أساس للتطوير لاحقًا: مخرجاته تساعد في تحديد نقاط القوة والفجوات وما يحتاج إلى تدخل قبل الاستثمار في إجراءات أو تقنيات جديدة.

لا يشترط P3M3 استخدام منهجية واحدة لإدارة جميع المشاريع، إذ يمكن استخدامه مع طرق وأطر عمل مختلفة والتركيز على مستوى القدرة المؤسسية نفسها.

أهمية تقييم نضج إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ

• يكشف التفاوت الذي قد تخفيه المخرجات العامة: قد تكون معدلات الإنجاز جيدة، في حين يستند الأداء إلى أشخاص محددين أو ممارسات يصعب تكرارها عند توسع العمل.
• يفرق بين مشكلة مشروع ومشكلة في المنظومة: تكرار التأخير في عدة مشاريع قد يشير إلى ضعف أوسع في إدارة الموارد أو الرقابة أو اتخاذ القرار، لا إلى خلل مستقل في كل مشروع.
• يساعد على توجيه الاستثمار إلى السبب الفعلي للفجوة: قبل إضافة أنظمة أو موظفين أو إجراءات، يُستفاد منه في تحديد ما إذا كانت الفجوة ذات صلة بالقدرات أو العمليات أو الأدوار في المنشأة أو المعلومات داخلها.
• يظهر الاختلاف بين المجالات الثلاثة: جودة تنفيذ المشاريع لا تعني تلقائيًا نضج إدارة البرامج أو القدرة على اختيار الأولويات وإدارة الاستثمارات على مستوى المحفظة.
• يقدم أساسًا لإعادة القياس: يمكن بعد تنفيذ التحسينات مقارنة الوضع الجديد بخط الأساس لمعرفة ما تحقق وما يظل بحاجة إلى تطوير.

للتوسع في دور الحوكمة والأدوار المؤسسية في إدارة المشاريع، اقرأ مقال مكتب ادارة المشاريع وأثره في تحسين حوكمة المشاريع.

مستويات النضج في نموذج P3M3

يندرج تحت النموذج خمسة مستويات تصف تطور الممارسات من وجود وعي أولي بها حتى قدرتها على القياس والتحسين المستمر.

المستوى	ما الذي يعكسه؟	اتجاه التطوير
الوعي بالعملية	إدراك وجود الحاجة إلى العمليات مع محدودية التنظيم	تحديد الممارسات والمسؤوليات الأساسية
العملية القابلة للتكرار	وجود ممارسات قابلة للتكرار في بعض المجالات دون اتساق كامل	زيادة التوحيد وانتشار تطبيقها
العملية المحددة	تطبيق معايير وعمليات موحدة مع ملكية أوضح	تطوير القياس والرقابة في المنشأة
العملية المُدارة	قياس كفاءة العمليات والاستفادة من المخرجات في عمليات الإدارة	توظيف البيانات في تحسين العمليات
العملية المحسّنة	تحسين الممارسات باستمرار بحسب البيانات المتاحة واحتياجات العمل	دعم القدرة على التكيف والتحسين

يمثل المستوى الخامس في نموذج P3M3 أعلى درجات النضج في النموذج، إلا أن الوصول إليه في جميع الممارسات ليس بالضرورة الخيار الأنسب لكل منشأة. فالمستوى المستهدف يُحدد أولًا وفق طبيعة العمل، وتعقيد المشاريع، وحجم المخاطر، والقيمة المتوقعة من التطوير. لهذا يركز تطبيق P3M3 على اختيار مستوى نضج واقعي يخدم احتياجات المنشأة ويبرر الاستثمار المطلوب لتحقيقه.

كيفية تطبيق P3M3 لتحديد فرص التحسين

1. حدد نطاق التقييم في نموذج P3M3: يُفضل أن تبدأ المنشأة بتحديد ما إذا كان المطلوب تقييم المشاريع أو البرامج أو المحافظ أو المجالات الثلاثة، حتى يرتبط جمع الأدلة بالقرار المستهدف.
2. ادرس الممارسة الفعلية: تراجع السياسات والعمليات والتقارير والأدوار وأمثلة من التنفيذ، إلى جانب مقابلات أو جلسات تقييم تكشف الفرق بين ما هو موثق وما يطبق فعليًا.
3. حدد الفجوة بدقة: قد يظهر الضعف في إدارة المنافع أو الموارد أو أصحاب المصلحة، في حين تكون حالة بقية الممارسات في مستوى أفضل. بهذه الطريقة لا يوصف النضج على أنه مشكلة عامة.
4. حدد المستوى المستهدف: تُرتب الاحتياجات بحسب أثرها على المخاطر والقيمة والقدرة على التنفيذ، لا وفق الرغبة في رفع جميع الدرجات بالتساوي.
5. حوّل النتائج إلى خارطة تحسين: يرتبط كل إجراء بمسؤول، ونتيجة مستهدفة، وموعد، وطريقة لقياس التحسن.
6. أعد التقييم: بعد تنفيذ التحسينات تُراجع النتائج لمعرفة ما إذا أصبحت الممارسة أكثر اتساقًا وفاعلية وما إذا ظهرت أولويات جديدة.

من مخرجات تقييم P3M3 أيضًا إمكانية تحديد مجالات التحسين وترتيبها بحسب المخاطر التي تعالجها والقيمة التي يمكن أن تحققها، مع إمكانية بناء خارطة طريق للتحسين.

أفضل الممارسات لبناء منظومة إدارية أكثر نضجًا

• ابدأ بالفجوات الأعلى أثرًا: معالجة جميع النتائج في وقت واحد قد تشتت الموارد. يُفضل اختيار التحسينات التي تعالج اختناقات أو مخاطر أو فرصًا ذات قيمة واضحة.
• وازن بين التوحيد والمرونة: النضج المؤسسي يحتاج إلى ممارسات متسقة، مع إمكانية تكييف مستوى الضوابط والنماذج وفق حجم المشروع وتعقيده.
• حدد ملكية الممارسات: العملية التي لا يملك أحد مسؤولية تطويرها ومراجعتها قد تتراجع حتى لو كانت موثقة بشكل جيد.
• لا تهمل إدارة المنافع: تسليم المشروع يمثل جزءًا من الصورة؛ إذ يحتاج تحقيق القيمة المتوقعة إلى تحديد المنافع وملكيتها ومتابعتها بعد التسليم.
• اجعل البيانات مدخلًا للتحسين: القياس يضيف قيمة عندما يؤدي إلى تعديل عملية أو قرار أو توزيع موارد، وليس حصرًا عند استخدامه في إعداد التقارير.
• نفذ التطوير تدريجيًا: استقرار الممارسة الجديدة واستخدامها بصورة منتظمة أهم من إضافة عدد كبير من الإجراءات قبل أن تصبح جزءًا من العمل.

للتعرف على دور مكتب إدارة المشاريع في توحيد الممارسات وتحسين جودة التنفيذ، اقرأ مقال PMO: كيف يسهم في تحسين جودة المشاريع وتسريع الإنجاز.

دور P3M3 في تعزيز الأداء وتحقيق الأهداف المؤسسية

• يرفع اتساق التنفيذ: الممارسات الأكثر رسوخًا تقلل اعتماد المخرجات على الاجتهاد الفردي، وتجعل طريقة العمل أكثر قابلية للتكرار.
• يحسن قرارات التطوير: يوضح التقييم أين يمكن أن يحقق تطوير عملية أو قدرة أو مورد أثرًا أعلى، بدل توزيع الاستثمار على جميع المجالات بالطريقة نفسها.
• يوضح العلاقة بين المشاريع والبرامج والمحافظ: تتيح هذه الرؤية للقيادة تقييم كل مستوى بصورة مستقلة، بدءًا من كفاءة إدارة المشاريع، مرورًا بفاعلية البرامج في تنسيق التغيير، وصولًا إلى قدرة المحفظة على توجيه الأولويات والاستثمارات.
• يعزز إدارة المنافع: أحد منظورات P3M3 أنه يختبر مدى نضج المنشأة في تحديد المنافع ومتابعتها، حتى لا يكون النجاح مرتبط حصرًا بتسليم المخرجات.
• يدعم التحسين المستمر: إعادة القياس تبين ما إذا أصبحت الممارسات أكثر رسوخًا وقياسًا واستجابةً لتغير احتياجات المنشأة.

يساعد P3M3 المنشأة على النظر إلى إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ كقدرة مؤسسية يمكن تقييمها وتطويرها بصورة منظمة. وتتجلى فائدته في تحويل نتيجة التقييم إلى أولويات محددة وخارطة تحسين وقرارات تركز على الفجوات ذات الأثر الفعلي. تقدم شركة استشارات إدارية سينكسيل ضمن خدمات إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع تقييم نضج P3M3، إلى جانب تأسيس وتشغيل مكاتب إدارة المشاريع، وتعزيز النضج، والحوكمة، والتخطيط ودعم التنفيذ.

اطلب استشارة من خبراء سينكسيل لتقييم مستوى النضج وتحديد التحسينات التي ترفع قدرة منشأتك على إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ بفاعلية أكبر.

الأسئلة الشائعة