قد يبدأ المشروع بخطة واضحة وفريق مؤهل، ثم تتغير الصورة مع أول طلب خارج النطاق أو تأخر في اتخاذ قرار أو ارتفاع في التكلفة. فلا تكمن المشكلة دائمًا في التخطيط، وقد تنشأ بسبب غياب طريقة منظمة تحدد من يقرر، ومتى يُصعَّد الانحراف، وما الذي يبرر استمرار الاستثمار في المشروع. صُممت PRINCE2 لمعالجة هذه النقاط من خلال ضوابط ومسؤوليات وقرارات موزعة على دورة حياة المشروع مع إمكانية تكييفها حسب حجمه وتعقيده. ويعالج الإصدار الحالي PRINCE2 Project Management Version 7 المبادئ والعمليات الأساسية، ويضيف تركيزًا أوضح على الأشخاص، والاستدامة، والبيانات والرقمنة، والتخصيص والتكامل مع منهجيات Agile وLean وITIL.

PRINCE2 ما هي منهجية إدارة المشاريع؟

• منهجية للإدارة المحكومة: يُشتق اسم PRINCE2 من Projects IN Controlled Environments، وتعمل المنهجية ضمن ضوابط واضحة لاتخاذ القرار ومتابعة المشروع بدل ترك الإدارة تعتمد على الاجتهادات الفردية.
• بنية مترابطة: سبعة مبادئ توجه القرارات، وسبع ممارسات تُعالج باستمرار، وسبع عمليات تنظم المشروع من بدايته حتى إغلاقه. وتشمل الممارسات: دراسة الجدوى، والتنظيم، والخطط، والجودة، والمخاطر، والقضايا، والتقدم. ويعتمد الإصدار الحالي على ثلاثة مكونات مترابطة هي المبادئ والممارسات والعمليات، التي تشكل معًا الإطار الأساسي لتطبيق المنهجية.
• مبرر أعمال مستمر: لا يكفي اعتماد المشروع في البداية؛ تُراجع جدواه طوال دورة حياته حتى يبقى استمرار الاستثمار مرتبطًا بقيمة متوقعة ومبررة.
• قابلة للتخصيص: منهجية prince2 تُكيّف بحسب حجم المشروع وتعقيده وسياقه، لهذا السبب يمكن تعديل مستوى التوثيق والرقابة والأدوار بما يتناسب مع حاجة المنشأة.

PRINCE2 المبادئ الأساسية التي تقوم عليها المنهجية

1. ضمان استمرار مبرر الأعمال: يعاد تقييم جدوى المشروع عند نقاط المراجعة المهمة.
2. التعلم من الخبرة: تستخدم الدروس السابقة منذ البداية وتوثق الخبرات الجديدة للاستفادة منها.
3. تحديد الأدوار والمسؤوليات والعلاقات: يعرف كل طرف نطاق مسؤوليته ومن يملك القرار.
4. الإدارة على مراحل: يقسم المشروع إلى مراحل إدارية تسمح بمراجعة الأداء والخطة قبل الانتقال.
5. الإدارة بالاستثناء: تحدد حدود مقبولة للأداء، أويُصعَّد القرار فقطو تأخر في اتخاذ قرار عندما يُتوقع تجاوزها.
6. التركيز على المنتجات: يبدأ التخطيط من تحديد المخرجات ومعايير قبولها وجودتها.
7. تكييف المنهجية مع المشروع: يختار التطبيق مستوى التحكم والتوثيق الذي يخدم المشروع دون إجراءات زائدة.

تتجلى قيمة الإدارة بالاستثناء في منح الفريق صلاحية واضحة للعمل داخل الحدود المتفق عليها، مع إبقاء الإدارة العليا على اطلاع تام بالقرارات التي تتطلب تدخلها التي تتطلب تدخلها.

PRINCE2 العمليات والمراحل الرئيسية لإدارة المشروع

العمليات السبع لا تعني وجود سبع مراحل ثابتة. فالعملية تحدد أنشطة إدارية، في حين تمثل المرحلة جزءًا من المشروع يمكن التخطيط له ومراجعته واتخاذ قرار بشأن الانتقال منه إلى المرحلة التالية. وتمتد العمليات السبع عبر دورة حياة المشروع بهدف تنظيم وتسهيل إدارته منذ تقييم الفكرة الأولية وحتى الإغلاق وتوثيق النتائج.

العملية	دورها العملي
بدء المشروع	التحقق من صلاحية الفكرة وتحديد الأدوار الأساسية
توجيه المشروع	تمكين القائمين على المشروع من اتخاذ القرارات والإشراف
تهيئة المشروع	بناء الأساس التفصيلي للخطط والضوابط
التحكم في مرحلة	متابعة العمل والقضايا والانحرافات داخل المرحلة
إدارة تسليم المنتجات	تنظيم تسليم المخرجات وقبولها
إدارة حدود المرحلة	مراجعة النتائج وتحديث الخطة قبل المرحلة التالية
إغلاق المشروع	التحقق من التسليم وتقييم الأداء وتوثيق الدروس المستفادة بهدف تحسين الأداء لاحقًا

• نهاية المرحلة هي نقطة قرار جديد: تراجع الجدوى والأداء قبل تخصيص موارد إضافية.
• التوجيه يمتد عبر المشروع: لأن القرارات الرئيسية لا ترتبط بمرحلة واحدة.
• العملية والمرحلة مفهومان مختلفان: يمكن أن تعمل عدة عمليات بتناغم داخل المرحلة نفسها.

اقرأ مقال P3M3 في المؤسسات: من الفوضى إلى النضج المؤسسي للتعرف على تقييم نضج إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ على مستوى المنشأة.

PRINCE2 كيف يساعد المؤسسات على تحسين إدارة المشاريع؟

• يحافظ على جدوى القرار: استمرار المشروع يرتبط بالقيمة المستقبلية المتوقعة، لا بحجم ما أُنفق سابقًا.
• يوضح متى ينتقل القرار إلى مستوى إداري أعلى: تعمل PRINCE2 وفق مبدأ الإدارة بالاستثناء، بحيث يستمر الفريق ضمن حدود الصلاحيات والأداء المحددة، ويُصعّد القرار فقط عند توقع تجاوز هذه الحدود.
• يضبط معنى التسليم: التركيز على المنتجات يحدد مواصفات المخرج ومعايير القبول قبل تنفيذه، مما يقلل احتمالات الخلاف وأثره عند التسليم.
• يجعل الانتقال بين المراحل فرصة للمراجعة: يمكن تحديث الخطة أو تعديل التوقعات أو إيقاف المشروع إذا تغيرت جدواه.
• يوسع نظرة المشروع للأداء: أضاف الإصدار 7 عنصر الاستدامة إلى مستهدفات الأداء إلى جانب الوقت والتكلفة والنطاق والجودة والمخاطر والمنافع، وعزّز الاهتمام بالأشخاص والتواصل وإدارة البيانات.
• يتكامل مع طرق وأساليب عمل مختلفة: يمكن تكييف PRINCE2 7 للعمل مع Agile التي تعتمد على التطوير المرن والمتدرج، وLean التي تركز على تقليل الهدر وتحسين القيمة، وITIL المستخدمة في إدارة الخدمات التقنية وتحسين تقديمها. لهذا السبب، يمكن الاستفادة من PRINCE2 كإطار لإدارة المشروع مع اختيار أسلوب التنفيذ المناسب لطبيعته، دون ربطه بنمط Waterfall التقليدي وحده.

تعرف أكثر على دور الأدوار والضوابط والرقابة على مستوى إدارة المشاريع، من مقال مكتب ادارة المشاريع وأثره في تحسين حوكمة المشاريع.

PRINCE2 أهم المزايا والتحديات عند تطبيق المنهجية

المزايا	التحديات	كيفية التعامل معها
وضوح القرار والتصعيد	سوء فهم الأدوار قد يؤخر القرارات	تحديد الصلاحيات ومسارات التصعيد بوضوح منذ بداية المشروع
مراجعة الجدوى طوال المشروع	بعض المنشآت تتردد في إيقاف مشروع قائم	اعتماد نقاط مراجعة تستند إلى مبرر الأعمال والمخرجات المتوقعة
التخصيص حسب السياق	نسخ القوالب العامة كاملة قد يخلق توثيقًا زائدًا	الاستفادة من النماذج والضوابط التي تتناسب مع حجم المشروع وتعقيده فقط
نقاط مراجعة واضحة	زيادة عدد الموافقات قد تصبح عبئًا إذا لم تُكيَّف حسب طبيعة المشروع	تحديد القرارات التي تحتاج إلى اعتماد ومستوى الصلاحية المناسب لها
العمل مع أساليب ومنهجيات أخرى	دمج هذه المنهجيات يتطلب توزيعًا أكثر وضوحًا للأدوار والضوابط	تحديد ما تديره PRINCE2 وما تتولاه منهجية التنفيذ المستخدمة قبل بدء المشروع

• التخصيص يحدد جودة التطبيق: استخدام جميع النماذج والضوابط في مشروع صغير قد يحول المنهجية إلى عبء. يُفضّل الإبقاء على ما يدعم القرار ويخدم مستوى المخاطر والتعقيد.
• التطبيق يحتاج إلى اتفاق على الصلاحيات: يجب أن يكون الفريق على علم بمن يراجع مبرر الأعمال، وكيف تُرفع الاستثناءات، وأين تنتهي صلاحية مدير المشروع.
• المرونة لا تلغي المبادئ: يمكن تعديل التقارير والتوثيق والممارسات، بينما تبقى المبادئ أساس طريقة إدارة المشروع.

توفر PRINCE2 للمنشأة طريقة منظمة لإدارة المشروع من خلال وجود مبرر أعمال مستمر، وصلاحيات محددة، ومراحل قابلة للمراجعة، والتركيز بصورة أكبر على جودة المخرجات. يزيد الإصدار السابع ارتباط المنهجية بالمشاريع الحالية من خلال الأشخاص، والاستدامة، والبيانات، وإمكانية العمل مع منهجيات مختلفة لإدارة المشاريع. تساعد شركة استشارات إدارية سينكسيل المنشآت على تطوير قدراتها في إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع، وبناء الأطر والضوابط وتكييف أفضل الممارسات مع طبيعة المشروع ومستوى نضج المنشأة. وتضم خدماتها تأسيس وتشغيل مكاتب إدارة المشاريع، حوكمة المحافظ والبرامج والمشاريع، وتخطيط المشاريع ودعم التنفيذ.

تواصل مع سينكسيل لتطوير منهج إدارة مشاريع يتناسب مع طبيعة مشاريعك ويرفع قدرة فرقك على التحكم في التنفيذ واتخاذ القرار.

الأسئلة الشائعة