كل منشأة تمر بمراحل تغيير متعددة، حيث يعد التغيير جزءًا أساسيًا من ديناميكيات الأعمال، يتطلب هذا التغيير تقديم استراتيجيات جديدة وإعادة تقييم الخطط السابقة، وقد يتطلب في بعض الأحيان التخلي عنها تمامًا، تفسر هذه الحقيقة لنا أهمية التصدي للمخاطر والتحديات بشكل فعّال كجزء من عملية التطور المستمرة للمنشأة.
تقول روزان كاش : “إن مفتاح التغيير، هو التخلص من الخوف والتراجع”، في كل دقيقة يوجد تحدي جديد يجعل المنشأة تعمل أكثر وتبذل جهدًا أكبر لوضع استراتيجيات أفضل، وعليه فإنه يجب التخطيط لكل تغيير يحتاج العمل على إجرائه وتنفيذه بعناية، وإلا احتمالية وجود الضرر تكون أكثر من المنفعة!، وهنا يأتي دور إدارة التغيير، بما إنها نهج منظم يضمن تنفيذ التغييرات بدقة وسلاسة، ويكون لها التأثير المطلوب.
في هذه المقالة، نوضح كيف يمكنك إجراء تغيير إيجابي ومثمر في منشأتك باستخدام أربعة مبادئ أساسية لإدارة التغيير الناجحة.
نماذج إدارة التغيير ونظرياتها
إن إدارة التغيير هي عملية منظمة لتخطيط وتنفيذ طرق جديدة للعمل داخل المنشأة، وتعتمد إدارة التغيير على نظريات من العديد من التخصصات، بما في ذلك علم النفس والعلوم السلوكية والهندسة والتفكير المنظومي، وهناك العديد من النماذج المختلفة للاختيار من بينها.
حديثًا، قامت مجموعة من التخصصات الأكاديمية بدراسة وتطوير نظريات حول أفضل الطرق لمقاربة التغيير في المنشأة، بحيث يتمثل الهدف الأساسي في إحداث التغيير والمضي قدمًا في جوهر النظريات عبر التخصصات، مع الدعم والتعاون المتكاملين من جميع الأشخاص المتأثرين.
الفكرة الشائعة لجميع نظريات إدارة التغيير هي أنه لا يحدث تغيير على الإطلاق بشكل منفصل في أقسام المنشأة، فبطريقة أو بأخرى
يؤثر التغيير على المنشأة بأكملها وجميع الأشخاص الموجودين فيها، ولكن مع الإدارة الجيدة للتغيير، يمكنك تشجيع الجميع على التكيف مع طريقتك الجديدة في العمل واحتضانها.
تتداول نماذج إدارة التغيير فكرة التغيير الذي لا يمكن أن يحدث داخل منصب أو قسم واحد دون التأثير على المنشأة بأكملها، وقام مختصوا التنظير بتطوير النماذج لمقاربة التغيير بطرق تعترف بآثاره عبر المنشأة، وتجعل الجميع على أهبة الاستعداد لتلك التأثيرات وتضعهم الجميع على متن محطة الانتقال من مرحلة إلى مرحلة جديدة، بحيث توجد العديد من نماذج ومبادئ إدارة التغيير، التي تمكّن منشأتك من اختيار ما هو أفضل لك وللعمل بشكل عام.
مبادئ كوتر Kotter لإدارة التغيير:
يعتبر جون كوتر أحد أبرز قادة الفكر في هذا المجال (أستاذ في كلية هارفارد للأعمال ومؤسس شركة الاستشارات الإدارية كوتر إنترناشونال) الذي وضع “نموذج كوتر لإدارة التغيير” الذي يعتمد على 4 مبادئ أساسية وهي:
- مبدأ فهم إدارة التغيير
- مبدأ التخطيط لإدارة التغيير
- مبدأ تطبيق إدارة التغيير
- مبدأ التواصل في إدارة التغيير
سنتناولها واحدة تلو الاخرى فيما يلي:
فهم إدارة التغيير
أي معرفة مضمون الرؤية للتغيير، فبدون رؤية واضحة للنتيجة المرجوة، ستواجه الإدارة صعوبة في كسب تأييد الموظفين وأصحاب المصلحة، ومن الضروري ألا يكون لدى الإدارة رؤية ملهمة للمنشأة فحسب، بل تكون قادرة أيضًا على إيصالها وخلق حالة مقنعة للتغيير.
وحتى تقوم بإدارة التغيير الصحيحة عليك تعزيز فوائد التغيير بنجاح، وأن تفهمها بنفسك أولًا. لذلك قم بالتفكير في الأسئلة التالية:
- لماذا تحتاج للتغيير. ما هي أهدافك الرئيسية؟
- ماذا ستكون فوائد التغيير على المنشأة؟
- كيف ستؤثر إيجابيا على الناس؟
- كيف سيؤثر على طريقة عمل الناس؟
- ما الذي يتعين على الناس فعله لتحقيق التغيير بنجاح؟
قد يكون من المفيد أيضًا التفكير في النتائج السلبية لعدم إجراء التغيير، هناك معادلة تُظهر التغيير من ناحية المعاناة وهي معادلة لبيكارد وهاريس، تقول هذه المعادلة: “لكي ينجح التغيير، يجب أن تكون هناك معاناة كافية من الطريقة القديمة لفعل الأشياء، لكن يحتاج الناس أيضًا إلى الشعور بالثقة في أن النهج الجديد سيكون أفضل، وأن هناك طريقًا واضحًا للوصول إلى هناك”.
التخطيط لإدارة التغيير
المساءلة عن مجرى العمل مع التغيير، بحيث تحدد الإدارة مسار التحول من خلال مساءلة أنفسهم والآخرين، لكن من الصعب تحقيق ذلك على المدى الطويل في ثقافة إلقاء اللوم والمعاتبة الدائمة، فالإدارة الجيدة تجد طرقًا للحفاظ على ثقافة الشفافية التي تعزز النزاهة والمساءلة على جميع مستويات المنشأة.
ولا يحدث التغيير الفعّال عن طريق الصدفة فقط، وأي خطة تضعها يجب أن تكون مناسبة لمنشأتك، يمكن أن تختلف الطريقة التي تدار بها مشاريع التغيير من منشأة لأخرى. فهناك أشخاص يتبعون منهجيات تغيير صارمة للغاية، في حين أن البعض الآخر أكثر انفتاحًا ومرونة في نهجهم.
ومع ذلك، على وجه العموم، سوف تحتاج إلى التساؤل عما يلي:
- المراعاة: كيف ستؤمن وتشارك وتستخدم الدعم رفيع المستوى مع مراعاة التغيير؟
- المشاركة: من هو الأفضل لمساعدتك في تصميم التغيير وتنفيذه؟ على سبيل المثال، هل ستحتاج إلى خبرة خارجية؟ أو يمكنك استخدام الموارد الداخلية؟
- الدعم: يكون التغيير أكثر فاعلية عندما تكون قادرًا على كسب الدعم من الأشخاص في جميع أنحاء العمل، كيف تخطط لتحقيق ذلك؟
- التأثير: أخيرًا، فكّر في الشكل الذي يجب أن يبدو عليه النجاح، كيف ستتوقع تقييم تأثير التغيير الذي تحتاج إلى إجرائه؟ ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها؟
تطبيق إدارة التغيير
أي المواءمة وتحقيق التغيير، هناك العديد من الخطوات بين إنشاء الرؤية وتحقيقها، بحيث تتطلب معظم الاستراتيجيات التعاون بين مجموعات أو وظائف متعددة داخل المنشأة؛ يمكن أن يؤدي اختلال المحاذاة في منطقة واحدة إلى إبعاد الجهد بأكمله عن المسار الصحيح.
إن الإدارة الفعالة لا تتوقف عند إنشاء الإستراتيجية؛ كما أنها تتخذ تدابير لضمان أن كل مجال من مجالات المنشأة متوافق تمامًا مع تلك الإستراتيجية لتمكين إيصال القيمة بشكل مؤثر وفعال. إذن كيف يحدث التغيير بالضبط؟
هناك العديد من الاستراتيجيات المختلفة التي يمكنك اختيارها لوضع التغيير الخاص بك موضع التنفيذ، نموذج التغيير المكون من 8 خطوات لـكوتر Kotter، على سبيل المثال، يشرح كيفية ضخ إحساس بالإلحاح في أفعالك، بحيث تبني الآلية وتشجع الجميع على دعم تغييراتك.
وفي الوقت نفسه، يذكرك منحنى التغيير بأن تكون على دراية بمشاعر الناس أثناء وضع خطتك موضع التنفيذ. إنه يوضح المراحل التي نميل جميعًا إلى المرور بها أثناء التغيير التنظيمي، بداية من الصدمة والإنكار إلى النقطة التي نستثمر فيها بالكامل في النهج الجديد.
وتلخيصًا لما سبق، عليك القيام بما يلي لتحقيق التغيير على النحو الصحيح:
- تأكد من أن جميع المشاركين في التغييرات يفهمون ما يجب أن يحدث، وماذا يعني ذلك بالنسبة لهم.
- وافق على معايير النجاح لتغييراتك، وتأكد من قياسها والإبلاغ عنها بانتظام.
- ضع خريطة وحدد جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيشاركون في التغيير وحدد مستوى مشاركتهم.
- قم بتحديد أي احتياجات تدريبية يجب معالجتها من أجل تنفيذ التغيير.
- قم بتعيين “وكلاء التغيير” الذين يساعدون في وضع الممارسات الجديدة موضع التنفيذ، والذين يمكنهم أن يكونوا قدوة للنهج الجديد.
- ابحث عن طرق لتغيير عادات الناس، بحيث تصبح الممارسات الجديدة هي القاعدة.
- تأكد من دعم الجميع طوال عملية التغيير.
الاتصال والتواصل في إدارة التغيير
الصلة والربط في التغيير، التواصل الجيد يكون ممكنًا فقط من خلال الفهم، يكون الفهم أقرب إلى المستحيل عند بقاء الإدارة منعزلة أو منفصلة عن موظفيها.
إن أنجح قادة التحول في التغيير هم أولئك الذين يجدون طرقًا لجعل أنفسهم ودودين ويشجعون التفاعلات التي تسمح لهم بالتعرف بسرعة على ما يفكر فيه الموظفون ويشعرون به، حتى يتمكنوا من مواءمة مبادراتهم مع قدرات موظفيهم.
يمكن أن يكون الاتصال عنصرًا حاسمًا في إدارة التغيير، ويجب أن يكون التغيير الذي تريد تنفيذه واضحًا وذا صلة بالموضوع، حتى يفهم الناس ما الذي تريده منهم وما الحاجة من قيامهم بذلك؟ ولكن عليك أيضًا ضبط النغمة الصحيحة، بحيث تحصل على رد الفعل العاطفي الذي تأمل فيه.
وهذه فكرة جيدة، أن تقوم بربط التغييرات التي تخطط لها ببيانات مهمة أو رؤية منشأتك. لن يساعد هذا الأشخاص على رؤية كيفية تأثير التغيير بشكل إيجابي على “الصورة الأكبر” فحسب، بل سيوفر لهم أيضًا رؤية ملهمة ومشتركة للمستقبل.
إضافة، تأكد أيضًا من ممارسة الإدارة الجيدة لأصحاب المصلحة، هذا يضمن إرسال الرسالة المناسبة للأشخاص المناسبين، في الوقت المناسب، للحصول على الدعم الذي تحتاجه لمشروعك.
نموذج إدارة التغيير ADKAR يعتبر أداة مفيدة بشكل خاص يمكنك استخدامها للمساعدة في توصيل التغيير الخاص بك. يحدد خمسة أشياء يجب أن تتناولها في عملية التواصل لديك أو اتصالاتك:
- الوعي (بالحاجة للتغيير).
- الرغبة (المشاركة فيها ودعمها).
- المعرفة (عن كيفية التغيير).
- القدرة (للتغيير).
- التعزيز (للحفاظ على التغيير على المدى الطويل).
سينكسيل للاستشارات الإدارية تدعم هذه المبادئ الأربعة لإدارة التغيير التي من شأنها تقوم بتحسين أداء العمل وتلاشي أي خطر قد يحدث بسبب التغيرات الحتمية، كما ونقدم خدمات استشارية متعددة، تصفّح موقعنا للمزيد من الإطلاع على مقالاتنا.
